Kto obecnie musi już korzystać z e-doręczeń, a kogo te obowiązki obejmą w najbliższej przyszłości?
W tym momencie obowiązek ten dotyczy wszystkich podmiotów publicznych, a także wszystkich podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym, czyli każdej spółki prawa handlowego. Dodatkowo, wszystkie nowo rejestrowane firmy w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej muszą już na starcie uzyskać adres do e-doręczeń i z niego korzystać. Obowiązek ten objął również przedstawicieli zawodów zaufania publicznego, takich jak adwokaci czy radcy prawni.
Natomiast jeśli chodzi o przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG przed wprowadzeniem przepisów o e-Doręczeniach, to będą oni musieli posiadać adres do doręczeń i korzystać z niego od 1 października 2026 roku. Na razie obowiązek nie obejmie sądów, prokuratur i więziennictwa. Dla podmiotów tych korzystanie z e-Doręczeń stanie się konieczne 1 października 2029 roku.
A co ze "zwykłym" obywatelem? Czy osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej też będzie musiała założyć skrzynkę do e-doręczeń?
W ustawie regulującej zasady funkcjonowania e-Doręczeń nie ma obowiązku posiadania takiego adresu oraz skrzynki. Każdy może jednak o to zawnioskować dobrowolnie. Warto to rozważyć, ponieważ Ministerstwo Cyfryzacji wyłącza wiele usług w systemie ePUAP, co w praktyce oznacza, że e-doręczenia stają się głównym kanałem komunikacji elektronicznej z urzędami. Jeśli obywatel posiada taki adres, podmiot publiczny ma obowiązek w pierwszej kolejności wysyłać do niego korespondencję właśnie tą drogą wcześniej sprawdzając, czy dana osoba uruchomiła e-Doręczenia.
Jak zatem wygląda proces uzyskiwania adresu i zakładania skrzynki, za pomocą której można odbierać e-Doręczenia? Gdzie należy się w tym celu zgłosić?
Proces jest bardzo prosty. Najpierw należy złożyć wniosek o przydzielenie adresu do e-Doręczeń do Ministra Cyfryzacji. Można to zrobić poprzez witryny gov.pl lub biznes.gov.pl. W tym celu wypełnia się odpowiedni formularz wymaganymi danymi, a w przypadku reprezentowania podmiotu gospodarczego trzeba załączyć dodatkowo elektronicznie podpisane upoważnienia. Po weryfikacji danych, adres jest tworzony automatycznie, a wraz z nim powstaje skrzynka. Powiadomienie o utworzeniu adresu wysyłane jest mailem wraz z linkiem do odpowiedniej aplikacji.
Czy mamy wybór dostawcy takiej aplikacji?
Tak, ustawa pozwala wybrać dostawcę, z którego aplikacji będziemy korzystać. Choć strony rządowe domyślnie kierują do systemu Poczty Polskiej, która jest tzw. operatorem wyznaczonym. Na rynku działają jednak także dostawcy komercyjni. Obecnie, oprócz Poczty Polskiej, usługi takie świadczą: Asseco Data Systems (aplikacja Certum), Autenti oraz Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych (system Edopost).
Czy to znaczy, że musimy instalować na swoich urządzeniach specjalne oprogramowanie?
Nie, większość dostawców oferuje tzw. aplikacje webowe (WWW), więc wystarczy przeglądarka na komputerze. Dostępne są również wersje mobilne na telefony. Wybór dostawcy komercyjnego często wiąże się z bardziej przyjaznym interfejsem, nastawionym na potrzeby użytkownika, podczas gdy systemy państwowe skupiają się głównie na obsłudze podmiotów publicznych.
Jak zatem wygląda proces uzyskiwania adresu i zakładania skrzynki, za pomocą której można odbierać e-Doręczenia? Gdzie należy się w tym celu zgłosić?
Proces jest bardzo prosty. Najpierw należy złożyć wniosek o przydzielenie adresu do e-Doręczeń do Ministra Cyfryzacji. Można to zrobić poprzez witryny gov.pl lub biznes.gov.pl. W tym celu wypełnia się odpowiedni formularz wymaganymi danymi, a w przypadku reprezentowania podmiotu gospodarczego trzeba załączyć dodatkowo elektronicznie podpisane upoważnienia. Po weryfikacji danych, adres jest tworzony automatycznie, a wraz z nim powstaje skrzynka. Powiadomienie o utworzeniu adresu wysyłane jest mailem wraz z linkiem do odpowiedniej aplikacji.
Jeśli ktoś zdecyduje się wybrać dostawcę komercyjnego to proces aktywacji skrzynki wygląda podobnie jak przy wyborze Poczty Polskiej. Tyle że należy go zainicjować na stronie wybranego dostawcy i stamtąd zawnioskować o adres do e-Doręczeń. Co ważne, adres do e-Doręczeń można przenosić pomiędzy różnymi dostawcami – jeśli nie podoba nam się obsługa u jednego operatora, możemy przenieść adres do innego, podobnie jak numer telefonu. W tym celu najlepiej zgłosić się do podmiotu, w którym docelowo chcemy posiadać skrzynkę do e-Doręczeń, a on zajmie się formalnościami z tym związanymi.
Ile to wszystko kosztuje? Czy za cyfrowy list polecony zapłacimy tyle samo co za papierowy?
Samo założenie i posiadanie skrzynki jest bezpłatne. Jeśli chodzi o koszty wysyłki, sytuacja zależy od odbiorcy i modelu operatora. Jeśli chcemy wysłać list do podmiotu publicznego, niezależnie od tego czy reprezentujemy siebie, jako osobę fizyczną, czy firmę, to za pośrednictwem Poczty Polskiej zrobimy to za darmo. Dostawcy komercyjni również oferują darmowe przesyłki do urzędów.
W przypadku korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi pojawiają się opłaty. Poczta Polska oferuje usługę e-polecony płatną za każdą przesyłkę. Dla przykładu, podmioty publiczne płacą za każdą nadaną przesyłkę e-doręczeń 5,30 zł zgodnie z cennikiem Poczty Polskiej. Dostawcy komercyjni najczęściej stosują modele abonamentowe, w ramach których dostępna jest określona pula przesyłek.
A jak właściwie wygląda adres do doręczeń? Czy to po prostu kolejny e-mail?
Nie, to nie jest e-mail. Adres do doręczeń to unikalny identyfikator, podobny do numeru PESEL czy NIP. Pod względem technicznym jest to ciąg alfanumeryczny, czyli cyfry i litery, np. AE:PL-45928-68514-CHARA-16 to adres Ministerstwa Cyfryzacji. Jest trudny do zapamiętania, dlatego systemy są wyposażone w wyszukiwarki. Adresy podmiotów publicznych i firm są jawne i można je znaleźć w Bazie Adresów Elektronicznych oraz w rejestrach KRS i CEIDG. Adresy osób fizycznych nie są domyślnie widoczne dla każdego.
Dlaczego zatem nie możemy po prostu używać zwykłej poczty elektronicznej do e-Doręczeń?
Kluczową przyczyną jest bezpieczeństwo i skutek prawny. E-Doręczenia to usługa zaufania oparta na europejskim rozporządzeniu eIDAS. To system znacznie bardziej zbliżony do przelewu bankowego niż do e-maila – każda strona musi zostać zidentyfikowana (np. poprzez Profil Zaufany lub wideo-weryfikację), a treść jest chroniona przed dostępem osób trzecich, w tym personelu dostawcy. Ważną cechą e-Doręczeń jest też to, że system obsługujący to rozwiązanie generuje prawnie uznawane dowody nadania i odbioru. Obowiązuje też tzw. fikcja doręczenia – jeśli przesyłka od podmiotu publicznego nie zostanie odebrana, po 14 dniach uznaje się ją za doręczoną ze wszelkimi skutkami prawnymi. System gwarantuje też integralność korespondencji, co oznacza, że przed sądem łatwo udowodnić, co dokładnie zostało wysłane i kiedy.
Warto też dodać, że w lutym pojawił się projekt nowelizacji ustawy zakładający także nowe obowiązki dla podmiotów niepublicznych oraz regulację zasad doręczenia między podmiotami niepublicznymi.
Dziękuję za rozmowę
