Pierwsze duże firmy już od 1 lutego 2026 r. będą musiały wystawiać faktury za pośrednictwem Krajowego Systemu eFaktur. Pozostałe, w tym przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, z nowego systemu obowiązkowo będą musieli zacząć korzystać dwa miesiące później, a więc 1 kwietnia 2026 r. KIR przygotował krótki poradnik, który może pomóc przygotować się do zmian.
KIR jest jednym z kilku na rynku podmiotów, które oferują tzw. kwalifikowany podpis elektroniczny oraz kwalifikowaną pieczęć elektroniczną, a więc cyfrowy odpowiednik firmowej pieczątki. Rozwiązania te mogą pomóc w korzystaniu z KSeF, ponieważ umożliwiają wygodne logowanie do systemu faktur.
KIR radzi więc, by nie czekać do samego końca i już teraz przygotować się do uruchomienia KSeF. W tym celu warto zdobyć kwalifikowany podpis lub pieczęć elektroniczną, która umożliwi prawidłowe uwierzytelnienie i natychmiastowe zalogowanie się do KSeF. W przypadku dużych firm będzie to pieczęć elektroniczna, a w przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – podpis kwalifikowany.
Następnie warto wystąpić o certyfikat wystawcy faktury. Od 15 listopada ubiegłego roku możliwość ta dostępna jest w środowisku przedprodukcyjnym KSeF, natomiast w środowisku produkcyjnym będzie udostępniona zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów. Taki certyfikat jest niezbędny do wystawiania faktur w trybie offline w przypadku awarii systemu lub w przypadku problemów z jakością połączenia internetowego.
– Warto dodać, że dzięki pieczęci elektronicznej możliwe jest pełne zautomatyzowanie procesu wystawiania faktur w KSeF – bez konieczności każdorazowego logowania się przez pracownika czy ręcznego nadawania uprawnień. Pieczęć działa w tle, integruje się z systemem księgowym lub ERP, pozwala bezpiecznie uwierzytelnić dane i zachować ciągłość operacyjną, nawet w przypadku chwilowego braku dostępu do sieci – podkreśla Agnieszka Gajak-Skwira, dyrektorka Departamentu księgowości w KIR.
KSeF to krok w kierunku cyfryzacji gospodarki. Chociaż wzbudza wiele obaw po stronie podatników, rozwiązanie to ma przynieść realne korzyści, takie jak: automatyzacja procesów księgowych i skrócenie procesów przetwarzania dokumentów, oszczędności w kosztach przechowywania dokumentacji, ograniczenie ryzyka błędów i wyłudzeń podatkowych czy przyspieszenie rozliczeń.
Nawet jeśli ktoś nie będzie zobowiązany w danym momencie do wystawiania faktur przez KSeF, to i tak nie oznacza, że nie musi tego systemu poznać, np. ze względu na kontrahentów, którzy w systemie już tym będą musieli być. Choć podpis kwalifikowany może być bardzo wygodnym narzędziem do dostępu do KSeF, to nie jest jedynym. Przedsiębiorcy mogą logować się na przykład za pomocą Profilu Zaufanego i bankowości elektronicznej. W wyjątkowej sytuacji są spółki cywilne. Aby uzyskać dostęp do KSeF takiej spółki, w większości przypadków nie obejdzie się bez wizyty jednego ze wspólników w urzędzie skarbowym.
