Jaki terminal płatniczy wybrać? Na którego dostawcę się zdecydować? Ile to wszystko będzie kosztować? Takie i podobne pytania trafiają na skrzynkę Cashless bardzo często. Temat podejmowałem w przeszłości już nie raz, ale głód wiedzy wśród właścicieli firm jest tym większy, im więcej i częściej mówi się o wzroście popularności płatności bezgotówkowych na polskim rynku. Przygotowałem więc krótki poradnik dla tych przedsiębiorców, którzy na razie przyjmują tylko gotówkę, ale chcieliby otworzyć się na obrót bezgotówkowy. Przy pracy nad poradnikiem korzystałem z pomocy Rafała Gołębiewskiego, szefa firmy Elavon w Polsce, któremu niniejszym dziękuję za poświęcony czas.

Najpierw wybierzcie rodzaj terminala płatniczego, który będzie najlepiej pasował do typu Waszej działalności

Na rynku dostępna jest dziś cała gama terminali płatniczych. Można podzielić je na dwie podstawowe grupy, czyli mPOS-y i POS-y tradycyjne. mPOS to niewielkie urządzenie umożliwiające włożenie do niego lub zbliżenie karty oraz wpisanie kodu PIN. mPOS staje się terminalem dopiero po jego połączeniu ze smartfonem lub tabletem. Natomiast tradycyjny terminal jest urządzeniem niezależnym i może występować jako POS, POS z dołączonym PIN padem (urządzeniem z klawiaturą do wprowadzania PIN) - tylko zbliżeniowym albo zbliżeniowym i stykowym - oraz jako sam PIN pad programowalny połączony np. z systemem kasowym. Które z tych urządzeń wybierzecie, powinno zależeć od rodzaju biznesu jaki prowadzicie, o czym poniżej.

Wracając na chwilę do mPOS-ów, trzeba powiedzieć, że mają kilka zalet. Pierwsza z nich to niewielki rozmiar – są o wiele mniejsze i lżejsze niż zwykły POS. Do tego uruchamiają się natychmiast niemal tak samo jak smartfon. Natomiast wadą mobilnego terminala jest brak drukarki. Potwierdzenie transakcji albo dokument zaświadczający, że z jakichś przyczyn do niej nie doszło, można wysłać jedynie e-mailem. To dla wielu klientów może być problem. Natomiast dla sprzedawcy problemem może być konieczność posiadania smartfona z dostępem do internetu. Bo to za jego pomocą mPOS łączy się ze światem.

Wybierając między POS-em a mPOS-em trzeba jeszcze zwrócić uwagę na koszty obsługi. Firmy, które dziś oferują te urządzenia, stosują dwa modele sprzedażowe. Mobilne terminale zazwyczaj są sprzedawane na własność. Klienci, a więc firmy akceptujące płatności kartami, nie ponoszą żadnych kosztów związanych z użytkowaniem tych urządzeń – płacą tylko prowizję od przyjętych płatności. Z kolei stacjonarne POS-y zwykle są wydzierżawiane, czyli firma używająca od każdego z nich płaci określony czynsz na rzecz operatora terminala (agenta rozliczeniowego). Dzierżawa to dziś koszt 30-60 zł miesięcznie. Natomiast jednorazowy koszt zakupu mPOS-a to 200-600 zł. W tym wypadku prowizja od transakcji wynosić będzie 1-2 proc. W przypadku tradycyjnego terminala prowizja zmienna powinna wynosić zdecydowanie poniżej 1 proc. od kwoty przyjętych płatności bezgotówkowych.

Przeczytajcie także: • Tak się dodaje kartę do Visa Checkout

Rafał Gołębiewski podkreśla jednak, że powinniście bacznie zwracać uwagę na to, czy faktyczne koszty obsługi transakcji w terminalu pokrywają się z deklaracjami składanymi przez agenta rozliczeniowego na etapie negocjowanej z nim umowy. Jeżeli rzeczywiste koszty są wyższe niż Wam obiecywano, to znak, że być może sposób rozliczeń nie jest optymalny i należy renegocjować umowę, ewentualnie sprawdzić ofertę konkurencji.

Jeżeli zatem prowadzicie niewielki biznes, np. świadczycie usługi w domach lub biurach swoich klientów, możecie zdecydować się na mPOS-a. Jeśli zaś macie niewielki sklep osiedlowy, lepszym rozwiązaniem będzie tradycyjny terminal, ewentualnie terminal z PIN padem, do którego klienci będą sami przykładać swoje karty. Zakładam bowiem, że będziecie obsługiwać relatywnie dużo transakcji i zależeć Wam będzie na tym, by proces przebiegał sprawnie i nie zabierał zbyt dużo czasu. PIN padem programowalnym natomiast powinni zainteresować się właściciele większych firm posiadających np. centralne systemy kasowe.

Warto wspomnieć, że wkrótce rozpoczynają się testy tzw. Soft POS-a. To terminal w postaci aplikacji mobilnej instalowany na urządzeniu z systemem operacyjnym Android. Na razie w pilocie na polskim rynku, prowadzonym m.in. przez firmę Elavon pod auspicjami Mastercarda, będzie mogło wziąć udział kilkuset akceptantów. Szanse zakwalifikowania się do pilota są więc niewielkie, ale rozwój Soft POS-ów daje nadzieje na to, że w przyszłości pojawi się nowa, tania i wygodna alternatywa dla terminali jako urządzeń niezależnych.

Sposób komunikacji terminala ze światem

Jeżeli zdecydujecie się na tradycyjny terminal, będziecie musieli wybrać też sposób, w jaki urządzenie to połączy się z centrum autoryzacyjnym. Jeżeli w punkcie, w którym terminal będzie pracował, macie linię telefoniczną albo internet, możecie podłączyć do niej terminal zwykłym kablem albo przez WiFi i będzie po problemie. Gorzej, jeżeli sieci nie ma. Wówczas powinniście wybrać terminal z modułem GPRS. Dzięki niemu urządzenie będzie łączyło się za pośrednictwem sieci komórkowej. Ale uwaga! Jeżeli sklep czy punkt usługowy znajduje się pod ziemią albo w budynku z grubymi murami, terminal może mieć problem z połączeniem. To skutkować może tym, że procesowanie transakcji będzie trwało długo, a w niektórych budynkach w ogóle nie da się go przeprowadzić. Czasem w rozwiązaniu kłopotu może pomóc instalacja dodatkowej anteny poprawiającej jakość komunikacji GPRS.

Musicie pamiętać jednak o tym, że dzierżawa terminala z modułem GPRS jest zwykle nieco droższa w porównaniu z dzierżawą terminala bez tej technologii. Za to może on pracować poza siedzibą Waszej firmy. Jeżeli prowadzicie na przykład knajpę z dostawą, pracownik może zabrać terminal z GPRS ze sobą i przyjąć płatność w domu klienta. Na rynku dostępne są również terminale łączące się z bazą za pomocą modułu Bluetooth. Tego rodzaju urządzenie jest więc mobilne, ale tylko w obrębie zasięgu łącza Bluetooth.

Wybór operatora terminali

Na polskim rynku działa przynajmniej kilkunastu agentów rozliczeniowych. Najwięksi z nich to eService, First Data Polska, Bank Pekao, Elavon a mniejsi to Polskie ePłatności czy SIX Payment. Konkurencja jest więc spora i nie powinniście mieć problemu ze znalezieniem operatora spełniającego Wasze oczekiwania. Jeżeli natomiast zdecydujecie się na zakup mPOS-a, możecie skorzystać z oferty dużych firm, np. Elavonu, ale dodatkowo także mniejszych wyspecjalizowanych w mPOS-ach jak Paymax czy SumUp. Na co powinniście zwracać uwagę wybierając ofertę jednego z dostawców urządzenia? Oczywiście na cenę, na którą składa się koszt dzierżawy terminala oraz prowizja od przyjętych transakcji. Ale cena to nie wszystko.

Przeczytajcie także: • Na tych telefonach HCE powinno działać

Jednym z najważniejszych elementów oferty operatora terminala jest serwis. Terminal to tylko maszyna i zawsze może się popsuć. W czasie, kiedy nie będzie sprawny, nie będziecie mogli przyjmować płatności kartami. To może oznaczać utratę klientów nieposiadających gotówki oraz naraża Wasz wizerunek na szwank wśród tych, którzy przychodzą do Waszej firmy dlatego, że mogą płacić kartą. Dlatego okres od zgłoszenia awarii do jej usunięcia powinien być jak najkrótszy.

Prowizja stała czy zmienna

Oprócz kosztu dzierżawy (w przypadku terminala stacjonarnego) lub ceny zakupu (w przypadku mPOS-a), do kosztów obsługi transakcji kartowych należy zaliczyć prowizję zmienną uzależnioną od wartości płatności przyjętych za pośrednictwem terminala. Prowizja ta z założenia jest nieraz kilkukrotnie wyższa w przypadku korzystania z mPOS-a. Dostawcy tych urządzeń zakładają, że będą z nich korzystać przedsiębiorstwa o mniejszych obrotach, przynajmniej tych realizowanych kartami. W związku z tym koszty zmienne agenta rozliczeniowego rozkładają się na mniejszą liczbę płatności. Dziś prowizje od płatności realizowanych w mPOS-ach wynoszą średnio od 1 proc. do nawet więcej niż 2 proc. wartości transakcji. W przypadku korzystania z terminala stacjonarnego można już wytargować prowizje wynoszące dużo poniżej 1 proc.

Ale uwaga! Agenci rozliczeniowi stosują różnego rodzaju modele prowizyjne. Najwygodniej im zaproponować Wam stałą prowizję, zwaną MSC. Złoży się na nią wiele składników, wśród których jest np. interchange, czyli prowizja dla banku wydawcy karty. Ale ile ona wynosi, nie będzie Was obchodziło. Po prostu będziecie płacić jedną stawkę procentową do czasu podpisania nowej lub aneksu posiadanej umowy. Możecie jednak rozważyć zawarcie kontraktu w modelu "interchange plus, plus". W takim wypadku owym pierwszym plusem będą prowizje na rzecz organizacji płatniczych a drugim marża agenta. Problem w tym, że im mniejsza firma tym ma mniejsze szanse, by umowę w modelu "interchange plus, plus" wynegocjować u agenta rozliczeniowego. Nie jest to jednak niemożliwe.

Wybierzcie usługi dodatkowe

Pamiętajcie, że koszty transakcji kartami możecie obniżyć decydując się na oferowanie za pomocą terminala dodatkowych usług. Jedną z nich jest np. cashback, czyli możliwość wypłaty klientowi gotówki z kasy przy okazji dokonywania przez niego płatności kartą za zakupy w Waszej firmie. Agenci rozliczeniowi oferują za to prowizję, która może wynosić od 0,5 do 1 zł od każdej wypłaty. Decydując się na oferowanie cashbacku musicie jednak pamiętać, że pogorszy on płynność Waszej firmy. Pieniądze z kasy powędrują do klienta, a na Wasze konto wrócą na przykład następnego dnia. Z drugiej strony obniżycie koszty obsługi gotówki, a więc np. prowizji za wpłatę na rachunek bankowy.

Za pośrednictwem terminala możecie też świadczyć inne usługi. Wśród nich na pierwszym miejscu trzeba wymienić usługę DCC, która pozwala klientowi płacić w walucie, w której wydana została karta. Wydawać by się mogło, że oferowanie DCC opłaca się więc tylko w punktach zlokalizowanych w wyjątkowych miejscach, a więc np. na lotniskach czy w pobliżu atrakcji turystycznych. Jak mówi jednak Rafał Gołębiewski, nawet w miejscach, gdzie turystów jest bardzo mało, zdarzają się transakcje kartami zagranicznymi. Każda z nich przeprowadzona przy wykorzystaniu usługi DCC to cenna prowizja dla akceptanta, wypłacana przez agenta rozliczeniowego.

Inne usługi dodatkowe, nad którymi warto się zastanowić, to np. doładowywanie telefonów czy przyjmowanie płatności za rachunki. Z prowizji za takie drobne rzeczy może nazbierać się kwota, która w znacznym stopniu zredukuje albo nawet wyzeruje koszty obsługi płatności kartami.

Czy czekać na rządowy program

Jak może wiecie, trwają prace na uruchomieniem ogólnokrajowego programu rozwoju sieci akceptacji kart w Polsce. W jego ramach fundacja Polska Bezgotówkowa będzie dofinansowywać instalację terminali w małych i średnich firmach, które wcześniej nie przyjmowały płatności bezgotówkowych. Dzięki temu wsparciu przedsiębiorstwa, które zdecydują się wejść do programu, przez pierwszy rok nie będą płacić za obsługę terminala i przyjmowanych na nim płatności. To może być ciekawa propozycja dla tych właścicieli firm, którzy nie mają pewności, czy w ich biznesie akceptacja kart jest konieczna. Ci zaś, którzy widzą zainteresowanie płatnościami bezgotówkowymi wśród klientów już teraz, czekając na start rządowego programu mogą narazić się na utratę części z nich. Decyzja należy do Was. Pilotaż programu ma rozpocząć się w IV kw. bieżącego roku, a sam program pełną parą ruszy w przyszłym roku.